従業員個人の携帯電話を業務利用している場合の諸問題

個人の携帯電話を仕事利用してませんか？

従業員個人の携帯電話を業務に使わせたり、利用することを容認せざるを得なかったりといったケースは少なくありません。

“法人契約だと高くつくし、利用料としていくばくかの手当を払っているので良しとしよう”といった理由でこれまで過ごしてきたという状況ではなかったでしょうか。

業務使用部分の経費化と精算方法

個人携帯の使用料を会社が負担し、会社の経費とするためには、通話明細書等により確認された業務のための通話に係る料金を従業員が明示し、それを企業が従業員に支給すれば従業員に対する給与として課税する必要はありません。

また、業務のための通話を頻繁に行う業務に従事する従業員については、国税庁が例示している所定の算式により算出したものを、業務のための通話に係る料金として差し支えありません。

が、しかし、現実的には、通話明細を開示して業務用だけ抽出して提示することを忌避されたり、毎月計算することが面倒だったりとして使いづらい精算方法です。

一定の金額を通話料手当として給与課税としてしまっているケースが多いのではないでしょうか。

個人情報保護・事業情報漏洩防止のために

経費問題をクリアしたとしても、コンプライアンスの観点や情報漏洩のリスク、個人情報の保護などから問題なしと言えるでしょうか。

個人の携帯電話には従業員の個人情報やプライベートな通信記録などの保護されるべき情報が詰まっています。

逆に、業務上の企業の機密情報が個人携帯から漏洩してしまうリスクもあります。従業員が退職して機密情報を持ったままライバル企業に就職してしまうこともないとは言えません。また、業務の電話が個人の勤務時間外でもつながる状況にあると労働時間の問題も惹起しかねません。

個人携帯と会社携帯と2台持ちになると荷物になるし充電も倍になるから面倒だという意見もあります。

しかしながら、会社契約で、セキュリティ対策も万全にし、Web閲覧の制限でウイルス感染を防ぎ、会社が情報を管理でき、仕事とプライベートを切り離すことができて、かつ、経費算入の問題もすっきりする法人契約の携帯電話利用にそろそろ切り替えるべき時期になってきているのではないでしょうか。